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Sportveranstaltungen
In diesem Artikel wird die Planung und der organisatorische Ablauf einer Sportveranstaltung (Sport-Turnier, Sportfest) beschrieben. Dabei wird zuerst auf die unterschiedlichen Verantwortungen eingegangen, woran sich eine Meilenstein-Liste anschließt. In der hier liegenden CSV-Datei werden dann die wichtigsten Aufgaben - mit ihren Zuordnungen zu Verantwortlichkeit und dem Anfangs-Meilenstein und End-Meilenstein - beschrieben. Weiter unten lassen sich dann Tipps, Tricks und Hinweise zu den Meilensteinen, Aufgaben und Verantwortungen finden.
Verantwortungen
Hauptorganisation
Die Hauptorganisation (Hauptorga oder Orga) übernimmt Aufgaben, die organisatorischer Natur sind. Dazu zählen:
- Deadlines, Meilenstein und das große Ganze im Blick behalten
- Leute erinnern und zur Verantwortung ziehen
- Organisationsysteme (Datenablage (analog und digital), Komunikationskultur und -kanal) bereitstellen und leiten
- Kommunikation mit internen und externen Experten einleiten (FinanzerInnen, ehemalige OrganisatorInnen, Referate und FSRe), die nicht in eine andere Verantwortung fällt
- Zu- und Einordnung von Aufgaben und Verantwotungen
Veranstaltungsleitung
Die Veranstaltungsleitung (Leitung) übernimmt alle Aufgaben, die mit der Organisation und des Ablaufes der eigentlichen Sportveranstaltung zusammenhängen. Dazu gehören:
- Entscheidung über Rahmenbedingungen der Veranstaltung (Ort, Zeit, Art der Veranstaltung, Größe der Veranstaltung, Teilnehmeranzahl)
- Entscheidung über Details der Veranstaltung und deren Ablauf (Spielpläne und -regeln, Ablaufplan und Spielsystem)
- Einholen, Sammeln und Organisieren von wichtigen Informationen (was muss bei der Sportstätte beachtet werden, Finanzen)
Logistik
Die Logistik (Logi) organisiert das Beschaffen, Lagern und Bewegen (Hin- und Zurückbringen) von allen für die Veranstaltung wichtigen Gegenstände. Dazu gehört:
- Für die Logistik notwendige Sachen beschaffen (Teilauto, Klebeband, …)
- Einen Logistik-Plan für die Veranstaltung erstellen
Verpflegung
Die Verplegung (Verpfl) übernimmt die Beschaffung und Koordination von Essen und Getränken. Dazu gehört:
- Vermutlicher Gebrauch errechnen
- Kosten bestimmen
- Ausgabe koordinieren
- Einkaufsliste und Preisliste aufstellen
Werbung und Sonstiges
Werbung und Sonstiges (Werb) ist für die Kommunikation zu den Studierenden verantwortlich und übernimmt kleinere Aufgaben, die zu keinen anderen Verantwortungen passen. Dazu gehören:
- Plakat erstellen
- Plakat- und Social Media-Werbung schalten
- analoge Sachen ausdrucken
Meilensteine
Hier werden die verschiedenen Meilensteine vorgestellt. Es sollte gut überlegt werden, ob ein die Veranstaltung wirklich umgesetzt werden sollte, wenn ein Meilenstein nicht erreicht werden konnte.
| Nr. | Name | Zeitpunkt | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| MZ | (Für den Winter eine Halle vorbestellen) | September | |
| M0 | (Halle vorbestellen) | so früh wie möglich | |
| M1 | FSRe suchen und anfragen und erstes Treffen organisieren. | 10 Wochen vor der Veranstaltung | |
| M2 | Grobplanung Sportturnier ist abgeschlossen | 7 Wochen vorher | |
| M3 | Finanzplan zur Abstimmung herumsenden | 6 Wochen vorher | |
| M4 | Finanzplan ist von allen abgesegnet | 4 Wochen vorher | |
| M5 | Werbung | 3 Wochen vorher | |
| M6 | Turnier vorbereiten | 1 Woche vorher | |
| M7 | Termin der Veranstaltung | Veranstaltungstag | |
| M8 | nach der Veranstaltung | 1 Woche danach |
Aufgaben
Die Aufgaben lassen sich in der Datei Sportveranstaltung_Aufgaben-Liste finden. Dort sind dann auch die Bemerkungen für die jeweiligen Aufgaben zu finden. Eine Kopie dieses Dokuments kann auch zur Organisation einer Sportveranstaltung genutzt werden und beinhaltet alle wichtigen Tabellen, die zur Planung eines Sportturniers notwendig sind.